“请个假还得发微信？” “月底考勤要手动抄表？” “打卡数据不对，HR和主管互相甩锅？”

我们公司HR就一个人，每个月一到考勤日，简直像打仗

——微信群里翻消息、Excel里拖公式、员工请假靠“口头说”、打卡异常全靠“截图解释”，月底结算工资堪比一场年度大考。

有时候我在想： 这都什么年代了，咱为啥还用这么原始的方式做人事管理？

所以我动了个念头：

能不能自己搭一个简单实用的“人事考勤系统”？这样从入职登记到日常打卡、请假审批、加班登记、月度汇总一个系统通通能搞定。

今天这篇文章，我就用给大家仔细说说：

我是为什么要做这个系统的？

是怎么用最短的时间从 0 到 1 搭建起来的？

中间踩过哪些坑、解决了哪些问题？

如果你也想搭，可以直接抄什么？

注：本文示例所用方案模板：简道云人事管理系统，给大家示例的是一些通用的功能和模块，都是支持自定义修改的，你可以根据自己的需求修改里面的功能。

一、为什么我要搭一个人事考勤系统？

很简单——原来的流程太依赖“人”：

员工主动请假、HR手动记账、主管凭印象批假，数据零散、过程无痕，最终大家都不满意：

HR说：“月底统计最怕出错，出错了还得我背锅。”

员工说：“我明明请了假，怎么还算我旷工？”

主管说：“我又不是专职批假官，天天收消息心累。”

最让我崩溃的是：流程断链 + 数据散乱 + 统计低效。

我们不是没预算，但动辄十几万的HR系统，太重了，难落地。我希望有一个：

能跑通打卡、请假、加班这些流程，

不靠代码、不等IT，HR就能自己维护，

可配置、可调整、上线快、改得动的系统。

没别的意思，我就是想“把流程搬进系统里”，让它自己跑，而不是靠人“盯着跑”。

二、一个好的人事考勤OA管理系统长什么样？

前面我们讲了为什么要自己搭建系统，那现在反过来问一个更本质的问题：

一个“好用、管得住、跑得稳”的人事考勤系统，到底应该长什么样？

别被那些花里胡哨的系统吓到了，真正好用的系统，讲白了就四个关键词：

1. 流程顺：能跑通日常所有动作，不绕路

一个好的考勤OA系统，必须满足“员工用得顺，HR算得清，主管批得快”三件事。

员工发起请假/加班申请，一键提交，流程秒跑；

上班打卡不需要复杂操作，几秒钟完成，系统就自动识别异常；

主管审批有提醒、点一下就搞定，不用反复确认；

HR月底一键导出统计数据，不用Excel复制粘贴十几张表。

能做到这几点，才配得上“OA”这两个字。

2. 数据实：数据自动积累，能分析，能回溯

不要小看“数据一致”这件事。一个靠谱的人事系统，所有模块必须数据贯通、结构一致、可溯源。

员工信息和打卡、请假、加班记录全部自动关联；

请假明细按类型分类，自动更新年假/调休余额；

打卡数据不是“截图存档”，而是结构化字段，随时查、随时分析；

系统生成的月度报表可直接用于绩效、工资、晋升参考。

所有这些，HR只需要“看”和“点”，不用“算”和“抄”。

3. 权限清：谁能看、谁能批、谁能改，一目了然

考勤系统最忌讳权限混乱。

员工看到别人信息？主管能改打卡记录？HR不能查看申请备注？这些都是大坑。

所以系统必须有：

字段级别权限（比如身份证、工资不能全员可见）

流程节点权限（比如员工只能提交，主管只能审批，HR只能归档）

多角色管理（员工、主管、HR、管理员权限完全隔离）

权限设得好，系统才能长久运行、稳定使用。

说到底，一个好系统就是“能用 + 想用 + 用得住”。

能用：不崩、不卡、不绕流程；

想用：界面简单，操作直觉，员工用起来不烦；

用得住：流程规范、数据扎实、权限清晰，不靠人盯也能跑。

如果一个系统做到了这三点，那它就不是“系统”了，它就是你公司的一套“自运行流程”。

三、系统具体搭建了哪些模块？

我这套“人事考勤OA系统”一共包含6个核心功能模块，全部是按照我们实际业务场景来搭建的，没有多余的“炫技”功能，也没有难以上手的复杂设计。

目标就一个：流程通顺，数据闭环，让HR和员工都能省心省事。

1. 员工信息登记（入职用）

入职时，员工扫码填写资料：

姓名、手机号、身份证号、性别、邮箱

所属部门、岗位、入职时间

紧急联系人、合同起止时间等

细节设计：

员工信息自动生成员工编号

手机号/身份证校验规则

权限设置为“仅HR可查看编辑”

亮点：HR再也不用“发表格-等填表-自己抄一遍”。

2. 每日打卡（出勤记录）

我没有对接钉钉打卡系统，太复杂了，直接做了个“打卡表单”：

员工每天点击链接打卡（上班/下班）

系统记录时间+地点（手机定位）

超时打卡自动标记为迟到/早退

一天只能打两次卡（防止重复打）

亮点：简单可控、数据统一存表格，方便后续统计。

3. 请假审批流程

请假流程走不通是HR最头疼的事。我设计的是：

员工填写请假类型（事假/病假/年假等）、起止时间、理由

系统自动判断请假时长

超过1天就自动流转给部门主管审批

主管通过后，HR自动收到提醒

最后数据统一汇总到考勤报表

自动化细节：

每人请假余额管理（比如年假 5 天，用一条减一条）

请假记录自动按人归档，方便查阅

4. 加班+调休管理

这块以前完全没人管，员工也不愿意填，HR也懒得记。

我做了两个小功能：

员工在线提交加班申请（时间、原因）

审批通过后，系统生成“调休时长”

后面调休时直接扣减这个额度

效果：让加班有据可查，调休有账可管，员工也愿意配合了。

5. 考勤月报自动生成

这个是整套系统的“亮点”。

每个月月底，HR打开系统：

直接生成每人当月：出勤天数、迟到早退次数、请假/加班明细

一键导出 Excel

可直接用于薪资核算

效果：HR从原来人工统计 2 天 → 现在半小时搞定全部考勤数据。\

四、中间踩过哪些坑？怎么解决的？

坑1：流程没理清，边做边改很麻烦

一开始没画流程图，导致表单字段和流程逻辑来回改。建议大家先拿纸画出：

谁提请假？谁批？批完干嘛？

打卡什么时候算迟到？

加班多久能换几小时调休？

解决方案：搭之前先理流程，再动手。

坑2：字段设计太“理想化”，不接地气

我一开始字段设计太复杂，导致员工用起来觉得“太繁琐”。

后来统一精简到“必须填 + 可选填”，让大家用得更快更顺。

坑3：权限设错，员工看到了不该看的数据

一开始权限配置没分清，员工能看到其他人的记录。

赶紧分角色设置权限：字段级、流程级、表单级都设清楚，一劳永逸。

五、如果你也想搭，这些可以直接抄

从“请假流程”入手最容易跑通 这是所有人最有感知的模块，起步容易、效果明显。

先做最小闭环：员工发起 → 审批 → HR导出 别一开始就想连接钉钉、做工资发放，流程先跑起来最重要。

权限一定要分清角色，尤其HR vs 主管 vs 员工 避免信息泄露或误操作，一定设置“字段可见 + 操作限制”。

字段设计控制在10个以内，能选就别写，能选项就别让员工打字 员工体验好，流程才用得久。

每月固定时间复盘一次，逐步迭代升级 不要追求一开始做得完美，边用边调才是正解。

总结

你可能也在经历这些烦恼： 流程杂、人手少、数据乱、月底焦头烂额…… 这不是你的问题，也不是HR不够努力，而是你缺了一套“能跑起来”的系统。

我不是程序员，也不是产品经理，但我愿意尝试、愿意动手，花2个小时搭出来的这套人事考勤系统，已经在我们部门稳定运行了一段时间—— 流程跑得顺，数据看得清，人事不加班，老板也点赞。

这就是数字化的力量。

所以，如果你也正在琢磨：

怎么把HR流程标准化？

怎么不靠开发，快速做个能用的系统？

或者只是想试着把一个表单搭出来跑一跑……

那就从最简单的“请假流程”开始试试吧，别等、别犹豫，动手就有答案。

最后，如果你想看看我这套系统的字段设计、流程图、权限配置表，我可以打包出来分享； 如果你已经开始搭建，遇到卡点，也欢迎来交流。

我们都不是程序员，但我们可以让流程自己跑起来。